Kurz gesagt: Arbeitgeber dürfen Gehaltsabrechnungen rein digital in einem passwortgeschützten Mitarbeiterpostfach bereitstellen – das hat das Bundesarbeitsgericht am 28. Januar 2025 entschieden (9 AZR 48/24). Die Abrechnung ist eine Holschuld: Der Arbeitgeber erfüllt § 108 GewO, sobald das Dokument abrufbar ist; einen Anspruch auf Papier oder Zusendung per Post gibt es nicht. Beschäftigte ohne privaten Internetzugang müssen die Abrechnung aber im Betrieb einsehen und ausdrucken können – niemand muss sich dafür privat Technik anschaffen. Für Beschäftigte heißt das: Abrechnungen regelmäßig abrufen und prüfen, denn Ausschlussfristen für fehlende Vergütung laufen weiter.
Mit Urteil vom 28. Januar 2025 (9 AZR 48/24) hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) klargestellt: Die Pflicht des Arbeitgebers, bei jeder Gehaltszahlung eine Abrechnung in Textform zu erteilen (§ 108 Abs. 1 GewO), kann auch dadurch erfüllt werden, dass die Abrechnung als elektronisches Dokument in ein passwortgeschütztes digitales Mitarbeiterpostfach eingestellt wird. Eine Zustimmung des einzelnen Beschäftigten ist dafür nicht erforderlich. Damit hat das BAG die Vorinstanz aufgehoben, die noch einen Anspruch auf Papier bejaht hatte.
Weil es eine jahrelange Unsicherheit beendet. Viele Unternehmen nutzen längst Personalportale, in denen Abrechnungen, Bescheinigungen und Verträge abgelegt werden – und viele Beschäftigte fragten sich, ob sie weiterhin Papier verlangen dürfen. Die Antwort lautet jetzt: grundsätzlich nein. Zugleich hat das Gericht Leitplanken gesetzt, die Arbeitgeber einhalten müssen – und die für Beschäftigte wichtig sind.
Die Klägerin arbeitete als Verkäuferin in einem Einzelhandelsbetrieb eines Konzerns. Eine Konzernbetriebsvereinbarung sah vor, dass alle Personaldokumente einschließlich der Entgeltabrechnungen über einen externen Dienstleister in einem passwortgeschützten Mitarbeiterpostfach bereitgestellt werden; ab März 2022 gab es die Abrechnungen nur noch dort. Für Beschäftigte ohne privaten Computer oder Internetzugang sah die Vereinbarung eine Zugriffsmöglichkeit im Betrieb vor. Die Klägerin widersprach und verlangte weiterhin Papierabrechnungen. Das Arbeitsgericht wies die Klage ab, das Landesarbeitsgericht Niedersachsen gab ihr recht (16.01.2024 – 9 Sa 575/23): Abrechnungen seien zugangsbedürftige Erklärungen, ein Portal nur dann eine geeignete Empfangsvorrichtung, wenn der Beschäftigte es dafür bestimmt habe. Das BAG hob dieses Urteil auf.
Nein. Das BAG hat ausdrücklich betont, dass der Arbeitgeber die Belange derjenigen berücksichtigen muss, die privat keinen Online-Zugang haben. Praktisch heißt das: Im Betrieb muss ein Rechner, Terminal oder Kiosk stehen, an dem Sie Ihre Abrechnung während der Arbeitszeit aufrufen und ausdrucken können. Fehlt eine solche Möglichkeit, ist die rein digitale Bereitstellung in Ihrem Fall nicht ausreichend.
Gehaltsdaten sind besonders sensible personenbezogene Daten. Das Postfach muss passwortgeschützt sein und den Anforderungen der DSGVO genügen – bei einem externen Dienstleister braucht der Arbeitgeber einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Beschäftigte dürfen fragen, wer Zugriff auf die Daten hat und wie lange sie gespeichert werden.
Unternehmen erfüllen die Anforderung, indem sie einen PC-Arbeitsplatz oder ein Terminal bereitstellen, an dem Beschäftigte ihre Abrechnungen einsehen und bei Bedarf ausdrucken können. Wichtig: Das muss diskret möglich sein – Gehaltsdaten gehen Kollegen nichts an.
Nicht vollständig. Das BAG hat die Sache an das Landesarbeitsgericht zurückverwiesen, weil noch geklärt werden muss, ob das Mitarbeiterpostfach überhaupt wirksam eingeführt wurde: Die Einführung einer solchen technischen Einrichtung unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG – und es war offen, ob dafür der Konzernbetriebsrat zuständig war oder die örtlichen Betriebsräte hätten beteiligt werden müssen. Für Betriebe ohne Betriebsrat spielt diese Frage keine Rolle; mit Betriebsrat sollte eine Betriebsvereinbarung die Regeln für Zugang, Ausdruck und Datenschutz festlegen.
Weil die Holschuld Konsequenzen hat: Was im Postfach liegt, gilt als erteilt – auch wenn Sie es nicht öffnen. In vielen Arbeits- und Tarifverträgen stehen Ausschlussfristen: Fehlendes Gehalt, nicht gezahlte Überstunden oder Zuschläge müssen häufig innerhalb von drei Monaten schriftlich geltend gemacht werden, sonst verfallen sie. Wer die Abrechnung monatelang nicht ansieht, merkt Fehler zu spät. Prüfen Sie deshalb jeden Monat: Stimmen Bruttogehalt, Stunden, Zuschläge, Urlaubs- und Weihnachtsgeld, Steuerklasse und Sozialabgaben? Speichern Sie die PDF-Dateien zusätzlich privat – nach dem Ausscheiden endet der Zugriff auf das Portal oft sofort, Sie brauchen die Abrechnungen aber noch für Rente, Elterngeld, Krankengeld oder Kredite.
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Kostenlose Ersteinschätzung anfordern →Nein, einen Anspruch auf Papier oder auf Zusendung per Post gibt es nach dem BAG nicht mehr – es sei denn, Ihr Arbeits- oder Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung sieht ausdrücklich etwas anderes vor. Sie können die Abrechnung aber im Betrieb ausdrucken.
Die Textform wäre auch damit gewahrt. Ob der Versand an eine private E-Mail-Adresse datenschutzrechtlich sauber ist, ist eine andere Frage – unverschlüsselte Mails mit Gehaltsdaten sind heikel. Ein passwortgeschütztes Portal ist der sicherere Weg.
Der Zugang zum Portal wird meist deaktiviert. Sichern Sie Ihre Abrechnungen vorher; der Arbeitgeber muss Ihnen auf Verlangen zwar Auskunft geben, ein dauerhafter Portalzugang lässt sich aber nicht erzwingen.
Das Urteil betrifft die Entgeltabrechnung nach § 108 GewO. Für andere Dokumente gelten eigene Vorschriften; die elektronische Lohnsteuerbescheinigung wird ohnehin digital an das Finanzamt übermittelt. Ein Arbeitszeugnis dagegen muss weiterhin in Papierform mit Originalunterschrift erteilt werden (§ 109 Abs. 3 GewO).
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Check ausfüllen – unverbindlich & schnell →Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Ob Ihr Arbeitgeber die Vorgaben des Urteils einhält und ob Ihnen Vergütung fehlt, hängt vom Einzelfall ab – über JUSORA erhalten Sie dazu eine kostenlose Ersteinschätzung durch unseren Partneranwalt.
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